FlexCloud MailArchive: So geht revisionssichere und DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung

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Wie oft wurde sie schon tot geglaubt: die E-Mail. Mit der digitalen Transformation sind zwar E-Collaboration Tools und Videokonferenzen hinzugekommen. Die E-Mail bleibt dennoch weiterhin das zentrale Medium für die geschäftliche Kommunikation.

E-Mails in Form von Icons fliegen durch die Luft

Durchschnittlich 26 Mails gehen täglich in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein. Vor drei Jahren waren es noch 21 E-Mails pro Tag, 2014 lediglich 18 Mails. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Befragung, die der Digitalverband Bitkom im Januar 2021 durchgeführt hat.

 

Damit rückt auch wieder die Archivierung von geschäftlichen E-Mails in den Vordergrund. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihren gesamten geschäftlichen E-Mail-Verkehr – genau wie Geschäftsbriefe - vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar zu archivieren bis sie gelöscht werden dürfen. Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) verpflichten zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD). Doch auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) trägt ihren Teil zur Pflicht der E-Mail-Archivierung bei. Denn sie fordert einen transparenten Umgang mit Daten.

 

Mit FlexCloud Mailarchive bietet TechniData TCC Products eine flexible Cloud-Lösung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die revisionssichere E-Mail-Archivierung gewährleistet. Revisionssicher bedeutet, dass alle relevanten E-Mails einschließlich ihrer Anhänge vollständig, jederzeit verfügbar, manipulationssicher sowie maschinell auswertbar sind.

 

Die Archivierungs-Lösung überzeugt durch ihre Speicher-Techniken und eine zeitsparende Volltextsuche. Die Verfügbarkeit der E-Mails über das Archiv ermöglicht ein zentrales E-Mail-Back-up und die Wiederherstellung von bereits gelöschten E-Mails. Die Archivierung der Kundendaten erfolgt in der TechniData eigenen Cloud, die im ISO-zertifizierten Rechenzentrum am deutschen Firmensitz betrieben wird. Je nach User-Zahl und speziellen Anforderungen kann der Kunde aus unterschiedlichen Nutzungsmodellen wählen.

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